Protección de Datos Personales
SUMINISTROS Y DOTACIONES S.A.S., en cumplimiento de lo previsto por la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015 artículo 2.2.2.25.3.1 y siguientes, actualiza y socializa a través de su portal web el presente documento denominado POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN a todos sus clientes pasados, presentes, y futuros, a todos los receptores de información misional y comercial, el personal de trabajo, visitantes, consultantes, socios, accionistas, contratistas, y en general de cualquier titular de información en nuestras bases de datos.
1. OBJETIVO
Por medio del presente documento SUMINISTROS Y DOTACIONES define las políticas para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley de protección de datos personales.
2. ALCANCE
Se aplicará a todo tratamiento de datos personales que sea generado en Colombia en materia de consultas en bases de datos y que sea recibido y tratado por parte de SUMINISTROS Y DOTACIONES S.A.S., sus directivos, empleados y colaboradores e igualmente en aquellos casos en que la compañía celebre acuerdos con otras personas para cualquier clase de actividad relacionada con el tratamiento de datos personales de los cuales es responsable.
En razón de la misión institucional, el tratamiento de datos personales por parte de SUMINISTROS Y DOTACIONES S.A.S. se regirá bajo la Ley 1581 de 2012 en todos los casos.
3. INFORMACIÓN GENERAL
SUMINISTROS Y DOTACIONES S.A.S. es una sociedad mercantil inscrita en la Cámara de Comercio de Bogotá.
Con el fin de dar cumplimiento al Decreto 1074 de 2015, a continuación, se presentan los datos generales de la empresa:
| Razón Social | SUMINISTROS Y DOTACIONES S.A.S. |
| Domicilio | Bogotá D.C |
| Dirección | CRA 72c # 3 – 04 |
| Correo Electrónico | [email protected] |
| Teléfono | 3024736 |
Establecer lineamientos y directrices generales para el manejo, preservación, confidencialidad de la información de Usuarios, Trabajadores, Proveedores, Clientes y otras partes interesadas.
3.1. GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y MARKETING
SUMINISTROS Y DOTACIONES S.A.S. como Responsable del Tratamiento cumplirá con los siguientes deberes, garantizando siempre que este propenda y cumpla con las finalidades para las que se encuentra facultado:
- Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
- Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
- Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección, de acuerdo con lo contemplado en el numeral once del presente Manual, y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
- Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
- Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
- Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
- Suministrar al Encargado del Tratamiento, según sea el caso, únicamente los datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.
- Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
- Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley.
- Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
- Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
- Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
4. DERECHOS DE LOS TITULARES
De conformidad con lo previsto en el ordenamiento jurídico los titulares de datos personales tienen los siguientes derechos:
- Ser informado por SUMINISTROS Y DOTACIONES S.A.S. previa solicitud, respecto del uso que le han dado a sus datos personales;
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la empresa. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos personales parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada a la sociedad, salvo que la Ley indique que dicha autorización no es necesaria.
- Presentar solicitudes ante la empresa respecto del uso que se le ha dado a sus datos personales, y a que éstas le entreguen tal información.
- Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la Ley 1581 de 2012 y demás normas concordantes.
- Revocar su autorización y/o solicitar la supresión de sus datos personales de las bases de datos de la empresa, en cualquier momento.
- Solicitar acceso y acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
- Los titulares podrán ejercer sus derechos de Ley y realizar los procedimientos establecidos en este documento. Estos derechos deberán ser informados al titular de los datos personales toda vez que su autorización sea solicitada para el tratamiento de los mismos, de acuerdo con la Ley.
- Casos en que no se requiere de autorización: La mencionada autorización no será necesaria en los siguientes casos:
- Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
- Datos de naturaleza pública.
- Casos de urgencia sanitaria o médica.
- Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
- Datos relacionados con el registro civil de las personas
5. PERSONA O ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE LAS PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS ANTE LA CUAL EL TITULAR DE LA INFORMACIÓN PUEDE EJERCER SUS DERECHOS
Éste proceso es responsable de la recepción y atención a peticiones, quejas y reclamos relacionadas con la protección de datos personales.
Los datos de contacto de las dependencias son:
- Bases de datos trabajadores y ex trabajadores propios y en misión de la IPS:
- Gestión Humana
- Correo electrónico: [email protected].
- Teléfono: 3024736
- Bases de datos potenciales clientes y clientes corporativos:
- Gestión comercial
- Correo electrónico: [email protected].
- Teléfono: 3024736
- Bases de datos Proveedores y Contratistas:
- Subgerencia administrativa y financiera, Gestión de proyectos y Gestión comercial
- Correo
- Correo electrónico: [email protected].
- Teléfono: 3024736
6. PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS
SUMINISTROS Y DOTACIONES S.A.S. en cumplimiento del ordenamiento jurídico ha establecido los siguientes procedimientos para dar garantía al ejercicio de cada uno de los derechos de los titulares:
6.1. FORMAS DE RECOLECCIÓN DE DATOS
SUMINISTROS Y DOTACIONES S.A.S. recolectará la información necesaria para el desarrollo de su objeto social de las siguientes maneras:
- Visita Domiciliaria
- Referenciación de Datos
- Información de clientes para la adecuada prestación de servicios
- Información de proveedores para asegurar la conformidad de nuestros productos y servicios.
- Información sociodemográfica de los empleados y profesionales directos y/o adscritos
De acuerdo con la forma de la recolección de la información se solicitará la suscripción de la respectiva autorización.
6.2. CONSULTAS
En desarrollo del artículo 14 de la Ley 1581 de 2012 denominado “Consultas” los titulares, sus apoderados o causahabientes podrán consultar la información que de éste repose en las bases de datos administradas por SUMINISTROS Y DOTACIONES S.A.S.
Una vez que SUMINISTROS Y DOTACIONES S.A.S. reciba la solicitud de información a través del formato único disponible en Word, acompañado del documento que identifique al titular en caso de requerirse su veracidad, procederá a revisar el registro individual que corresponda al nombre del titular y al número de documento de identidad aportado, si encontrare alguna diferencia entre estos datos lo informará dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al recibo de la solicitud, con el fin de que el solicitante la aclare. Si revisado el documento aportado y el nombre del titular encuentra que hay conformidad en los mismos procederá a dar respuesta en un término de diez (10) días hábiles. En el evento en que SUMINISTROS Y DOTACIONES S.A.S. considere que requiere de un mayor tiempo para dar respuesta a la consulta, informará al titular por correo electrónico de tal situación explicando los motivos de la demora e indicándole la fecha de la respuesta que no podrá exceder de cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del término inicial.
La respuesta a las consultas y en general todas las comunicaciones en la materia, se realizará a través del correo electrónico del responsable.
6.3. RECLAMOS
En desarrollo del artículo 15 de la Ley 1581 de 2012 denominado “Reclamos” El titular, apoderados o sus causas habientes que consideren que la información contenida en una base de datos administrada por la compañía, debe ser sujeta de actualización, supresión, rectificación, si advierten un incumplimiento de la empresa o se solicita la revocatoria de la autorización o prueba de la misma podrán presentar ante la empresa un reclamo en los
La solicitud se formulará ante SUMINISTROS Y DOTACIONES S.A.S. a través del formato único disponible en Word, acompañado del documento que identifique al titular en caso de requerirse su veracidad, la descripción clara de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección donde desea recibir notificaciones pudiendo ser esta física o electrónica y adjuntando los documentos que pretenda hacer valer.
Si la solicitud resulta incompleta se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la misma para que subsane las fallas.
Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de la solicitud.
En caso de que SUMINISTROS Y DOTACIONES S.A.S. no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. La compañía utilizará un correo electrónico único para estos efectos de tal manera que se pueda identificar en qué momento se da traslado y la respuesta o confirmación de recibido correspondiente. Si SUMINISTROS Y DOTACIONES S.A.S. no conoce la persona a quien deba trasladarlo, informará de inmediato al titular con copia a la Superintendencia de Industria y Comercio.
Una vez recibido el reclamo completo, se debe incluir en Ia base de datos correspondiente la leyenda “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, esto debe ocurrir en un término máximo de dos (2) días hábiles.
El término máximo para responder el reclamo es de quince (15) días hábiles, si no es posible hacerlo en este término se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que éste se atenderá, la cual no podrá exceder de ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
La respuesta a los reclamos y en general todas las comunicaciones en la materia, se realizará a través del correo electrónico del responsable a menos que el titular haya solicitado el envío de respuesta a alguna dirección física.
7. AUTORIZACIONES Y AVISO DE PRIVACIDAD
La recolección, almacenamiento, uso, circulación, o supresión de datos personales por parte de SUMINISTROS Y DOTACIONES S.A.S. requiere el consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los mismos.
A continuación, se especifican los pasos a seguir:
- Modo de Obtener la Autorización: La autorización será generada por SUMINISTROS Y DOTACIONES S.A.S. y será puesta a disposición del titular de manera previa al Tratamiento de sus datos personales.
- Prueba de la Autorización:SUMINISTROS Y DOTACIONES S.A.S. utilizará sus mecanismos para conservar la prueba de la autorización otorgada por los Titulares.
- Aviso de Privacidad: Se facilitaran formatos para su diligenciamiento.
7.1. PERMANENCIA
Los datos personales que sean almacenados, utilizados o transmitidos permanecerán en las bases de datos deSUMINISTROS Y DOTACIONES S.A.S. durante el tiempo que sea necesario para cumplir las finalidades mencionadas en este documento y para las cuales fueron recolectados y tratados.
8. VIGENCIA
Esta nueva versión de política de tratamiento de la información es publicada el 24 de octubre de 2018.[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]
